En muchos equipos ocurre algo curioso: sabemos cuáles son nuestras prioridades, pero cuando comienza la semana esas prioridades rápidamente se convierten en una lista de cosas por hacer.
Reunirse.
Enviar un correo.
Actualizar una planilla.
Preparar un informe.
Llamar a alguien.
Resolver un pendiente.
Las tareas avanzan, algunas se completan y aparecen otras nuevas. Sin embargo, al cabo de unos días puede resultar difícil responder una pregunta bastante sencilla:
¿Qué queríamos conseguir con todo esto?
Ese es el problema que queremos abordar en esta segunda práctica de Gestión +Fácil.
Hacer cosas no siempre significa avanzar
En la práctica anterior propusimos identificar un máximo de tres prioridades y protegerlas durante la semana.
Ese es un primer paso: decidir qué merece nuestro tiempo.
Pero una prioridad todavía necesita convertirse en una orientación suficientemente clara para ayudar al equipo a tomar decisiones.
Ahí aparecen los lineamientos.
Un lineamiento no debería ser simplemente otra tarea en la agenda.
Porque una tarea nos dice principalmente qué hacer.
Un lineamiento, en cambio, debería ayudarnos a comprender qué necesitamos conseguir.
La diferencia puede parecer pequeña, pero tiene consecuencias importantes para la autonomía y la coordinación de un equipo.
Pensemos, por ejemplo, en esta instrucción:
“Tenemos que hacer una reunión semanal.”
Está claro qué debemos hacer. Pero no necesariamente para qué.
Podríamos realizar la reunión todos los lunes, cumplir rigurosamente el calendario y, aun así, no mejorar nuestra gestión.
Probemos ahora con otra formulación:
“Necesitamos asegurar que los principales compromisos del equipo estén coordinados y detectar oportunamente las dificultades.”
Ahora existe una orientación.
La reunión puede ser una manera de conseguirlo, pero la reunión no es el propósito.
Y esa diferencia importa.
De la instrucción a la orientación
Cuando las personas conocen solamente la tarea, dependen de nuevas instrucciones cada vez que cambia la situación.
Cuando comprenden lo que se busca conseguir, pueden evaluar alternativas, resolver situaciones imprevistas y tomar decisiones manteniendo una dirección común.
Por eso uno de los principios de Gestión +Fácil plantea:
La claridad genera autonomía.
No se trata de eliminar instrucciones ni responsabilidades.
Se trata de que las personas comprendan algo más que la actividad que deben ejecutar.
En vez de preguntar solamente:
¿Qué tenemos que hacer?
podemos incorporar una segunda pregunta:
¿Qué queremos conseguir con esto?
Ese pequeño cambio permite distinguir la acción de la orientación que le da sentido.
Prioridad → Lineamiento → Acción
Así comienza a aparecer una secuencia sencilla para gestionar mejor.
Primero definimos una prioridad:
¿Qué necesitamos proteger esta semana?
Después construimos un lineamiento:
¿Qué queremos conseguir?
Y recién entonces decidimos las acciones:
¿Qué necesitamos hacer para conseguirlo?
Prioridad → Lineamiento → Acción.
El orden importa.
Cuando partimos inmediatamente por las acciones, es fácil terminar administrando una larga lista de pendientes.
Cuando primero existe claridad sobre lo que queremos conseguir, las tareas pueden cambiar sin que necesariamente perdamos la dirección.
Eso es especialmente importante en organizaciones donde cada día aparecen solicitudes, urgencias y situaciones que no estaban previstas.
Un buen lineamiento funciona como una referencia para decidir.
Una práctica de 5 minutos
No necesitas construir un nuevo plan ni convocar una reunión especial.
Puedes probarlo con una prioridad real que tu equipo ya tenga esta semana.
Instrucción — 1 minuto
Elijan una prioridad importante del equipo.
Puede ser alguna de las que identificaron con la práctica anterior.
Pregunten:
¿Qué queremos conseguir realmente con esta prioridad?
Acción — 3 minutos
Completen dos frases:
Tenemos que hacer: ______________________
Queremos conseguir: ____________________
Ahora comparen ambas respuestas.
La primera debería describir una acción.
La segunda debería expresar el resultado u orientación que necesitan proteger.
Hagan una comprobación sencilla:
Si tuviéramos que cambiar la tarea, ¿seguiríamos entendiendo qué necesitamos conseguir?
Si la respuesta es sí, probablemente están construyendo un lineamiento útil.
Registro — 1 minuto
Dejen visible una sola frase:
Esta semana queremos conseguir: ____________________.
No necesitan agregar otra planilla ni un nuevo sistema de control.
Durante la semana utilicen esa frase como referencia cuando aparezcan nuevas solicitudes o decisiones.
Pregunten:
¿Esto contribuye a lo que dijimos que queríamos conseguir?
Menos instrucciones, más claridad
Gestionar no consiste solamente en distribuir tareas.
También significa crear las condiciones para que las personas puedan decidir y coordinarse sin depender permanentemente de nuevas instrucciones.
Para eso necesitamos lineamientos que orienten, no simplemente tareas con otro nombre.
Haz hoy esta práctica durante cinco minutos con tu equipo.
Tomen una tarea importante y separen claramente lo que harán de lo que quieren conseguir.
Después observen qué ocurre cuando aparece una situación que no estaba prevista.
Si el equipo puede decidir manteniendo la dirección acordada, esa claridad ya está comenzando a transformarse en autonomía.
Y entonces aparece el siguiente desafío.
Porque tener claridad sobre lo que queremos conseguir no garantiza que nuestras reuniones ayuden realmente a conseguirlo.
En la próxima publicación: Una buena reunión termina con algo distinto.
