Las reuniones siguen siendo en muchas ocasiones improductivas.
¿Qué significa esto?
“Que empezamos tarde, se ponen muchos temas, no resolvemos uno solo y nos pasamos en tiempo de la hora de término anunciada, y cuando pido opiniones a veces solo encuentro mucho silencio”, ha sido el comentario recurrente.
En la práctica, no es infrecuente, que, si hacemos una reunión tarde, mal y nunca, se nos acumulen muchos pendientes, inquietudes y necesidades de hablar que no han sido conducidas oportunamente, por lo que los tiempos en un encuentro pueden extenderse sin foco y sin concreción posible.
Entonces, no hay reunión que soporte más de 3 temas que requieren urgencia en ser abordados y resueltos.
Ser productivos es, lograr lo que necesito empleando la menor cantidad de recursos posible, y por supuesto, si necesito calidad en el resultado, también lo incluye.
Ya hemos hablado sobre productividad en varias publicaciones previas. Solo mencionamos aquí dos de ellas:
Estaremos haciendo algunas preguntas inefectivas?
Resolviendo ineficiencias
Para resolver ineficiencias como tiempos extendidos, excesos de temas, baja cantidad de acuerdos y otros, les dejamos aquí un modelo de abordaje de reuniones, donde la participación activa del equipo permite resolver en menos tiempo los temas que nos importan.
Modelo de reuniones en 4 pasos
- Contexto y definición de 1 foco, 1 solo tema.
- Ponga al equipo a trabajar por la solución.
- Que presenten su propuesta
- Que sea validada a través de la reflexión
Dado que el tiempo disponible siempre será una limitante, asigna los tiempos en forma clara y predefinida, para cada paso. Nuestra recomendación es no exceder la siguiente referencia en tabla:
| Reunión productiva | Principiantes (Min) | Avanzados (Min) | |
| Paso 1 | Establecer el Foco (solo 1) | 10 | 5 |
| Paso 2 | Trabajo en grupos pequeños | 30 | 15 |
| Paso 3 | Presentación propuesta | 10 | 5 |
| Paso 4 | Reflexión, ajuste y validación | 5 | 5 |
| Total | 55 | 30 | |
Por supuesto que luego de la reunión necesitarán dar movimiento a la acción comprometida, para lo cual el acompañamiento/seguimiento es necesario.
» Imagina lo maravillosa que sería la vida si resolvieran 1 tema cada 30 minutos invertidos.
¿Crees que es posible en tu realidad laboral?
Recuerda que en una publicación anterior abordamos el concepto de creencia, creer en que sí es posible algo, y las consecuencias de creer en ello.
Con práctica sí es posible, y lo han mostrado muchos equipos humanos que se han organizado para ello y han desarrollado la competencia de realizar reuniones productivas.
¡Tú también puedes!
Saludos
Equipo Visión compartida