Hace algunos años, viviendo en el campo, algunos árboles que cayeron en un temporal cortaron la conexión eléctrica por 5 días. Para el terremoto de 2010 hubo cortes eléctricos por varios días en diferentes zonas del país. Hace unos días robaron fibra óptica en una zona dejándonos casi todo 1 día sin conectividad. De seguro tú puedes contar más de alguna historia en este punto.
En todos los casos -si no has preparado un plan previo- emerge abruptamente la inquietud: y ahora, ¿qué hacemos?
La falta de electricidad e internet puede ser un desafío significativo para las organizaciones que dependen en gran medida de estas tecnologías en su entorno laboral. Sin embargo, existen diversas acciones que las personas y los equipos pueden tomar para mantener la continuidad del trabajo en estas circunstancias. Abordamos aquí, algunas opciones concretas que pueden ayudar a superar este obstáculo y permitir que las personas sigan trabajando de manera eficiente y efectiva, en condiciones de ausencia de electricidad e internet.
Anticipar es vital
Podemos observar, que varias, quizás en la mayoría de estas circunstancias, se requiere algo importante ante situaciones potencialmente críticas: La ANTICIPACIÓN.
Anticipar la ORGANIZACIÓN y las maneras de COMUNICACIÓN necesarias para el desarrollo de las ACCIONES sin electricidad e internet por algún tiempo, muchas veces indefinido.
Ya no es tiempo de pensar y diseñar.
Ya sabemos, que cuando llega el momento de la crisis sólo podemos ACTUAR, ya no es el momento de recién allí conversar pretendiendo ponernos de acuerdo, pues en la urgencia no siempre nos acompañan las emociones necesarias para la calma, el pensar tranquilos, el tomar buenas y oportunas decisiones.
I. Comunicación y coordinación:
Reuniones presenciales: En lugar de utilizar herramientas de videoconferencia, se pueden llevar a cabo reuniones cara a cara para discutir proyectos, asignar tareas y coordinar actividades.
Utilización de dispositivos móviles: Los equipos pueden utilizar teléfonos inteligentes o tabletas con carga para estabilizarse en contacto a través de llamadas y mensajes de texto. Aunque sabemos que esto puede estar también limitado.
II. Trabajo en documentos y archivos:
Copias impresas: Anticipándose a la falta de electricidad, es recomendable imprimir documentos y archivos importantes para tener acceso a ellos sin conexión.
Uso de archivos locales: Si estuviera disponible, Los equipos pueden trabajar en archivos almacenados en discos duros locales o unidades USB, lo que les permite acceder y editar la información sin depender de internet.
III. Organización y gestión de tareas:
Planificación previa: Es fundamental establecer prioridades y planificar el trabajo con anticipación, definiendo tareas y asignando responsabilidades a los miembros del equipo.
Utilización de herramientas físicas: Se pueden emplear pizarras blancas, tableros de corcho, papelógrafos, notas adhesivas para visualizar y organizar tareas, proyectos y fechas límite.
IV. Generación de energía alternativa:
Generadores portátiles: Si es posible, contar con generadores de energía portátiles puede ser una solución temporal para mantener algunos equipos esenciales en funcionamiento.
Energía solar: Considerar la instalación de paneles solares puede brindar una fuente de energía sostenible, incluso en ausencia de electricidad convencional.
V. Capacitación y habilidades:
Formación en técnicas de emergencia: Proporcionar capacitación básica sobre cómo lidiar con situaciones de emergencia y cómo adaptarse al trabajo sin electricidad e internet.
Desarrollo de habilidades offline: Fomentar el desarrollo de habilidades que no dependan de la tecnología, como la resolución de problemas manuales o el trabajo en equipo basado en la comunicación y coordinación verbal.
¿Y si el equipo trabaja entregando un servicio de cara al usuario o cliente final?
Comunicación proactiva:
- Establecer líneas telefónicas de atención al usuario/cliente: Asegurarse de contar con líneas telefónicas operativas para que los usuarios/clientes puedan comunicarse en caso de problemas o consultas.
- Uso de mensajes de texto o servicios de mensajería: Si la red de telefonía móvil está disponible, utilice mensajes de texto o servicios de mensajería como alternativas de comunicación con los clientes.
- Informar a los usuarios/clientes sobre la interrupción: Si la falta de electricidad e internet es prolongada, es importante informar a los usuarios/clientes sobre la situación y proporcionar actualizaciones periódicas a través de mensajes de voz o mensajes pregrabados en las líneas telefónicas.
- Servicio de atención al usuario/cliente presencial: Si la falta de electricidad e internet persiste y es necesario mantener el servicio de atención al usuario/cliente de forma presencial, aquí hay algunas opciones adicionales:
Establecer puntos de atención alternativos:
- Identificar lugares cercanos con electricidad e internet disponibles, como cafeterías, bibliotecas o centros comunitarios, donde se pueda trasladar temporalmente el servicio de atención al cliente.
- Informar a los clientes sobre la ubicación alternativa y los horarios de atención en estos lugares.
Uso de formularios y documentación física:
- Preparar formularios impresos y documentos relevantes que los clientes puedan completar o firmar en papel.
- Tener disponibles copias impresas de los documentos necesarios para proporcionar información y asistencia a los clientes.
Brindar asesoramiento telefónico:
- En el caso de que la electricidad esté disponible, pero no haya internet, se pueden utilizar líneas telefónicas para brindar asesoramiento y soporte a los usuarios/clientes.
- Proporcionar instrucciones claras sobre cómo contactar con el equipo por teléfono y establecer horarios de atención telefónica específicos.
Mantener una comunicación constante:
- Actualizar periódicamente a los usuarios/clientes sobre el estado de la situación y cualquier progreso realizado para restaurar los servicios habituales.
- Responder rápidamente a las consultas y preocupaciones de los usuarios/clientes a través de los canales disponibles, como el teléfono o las redes sociales.
Es importante recordar que estas opciones se deben adaptar a las necesidades específicas de cada servicio. Mantener una comunicación clara y proactiva, buscar soluciones alternativas y hacer todo lo posible para minimizar los inconvenientes serán fundamentales para la satisfacción del usuario/cliente y la continuidad del servicio en estas circunstancias.
Que sea una buena semana
Equipo Visión compartida