En esta publicación me enfocaré en Planificación estratégica participativa© (PEP)*, dado que es el contenedor participativo más robusto para planificación estratégica entre los que hemos conocido y empleado.
Esta metodología de abordaje de un plan estratégico participativo avanza en 6 pasos muy concretos y aplicados.
Paso 1, Contexto: Por supuesto, previo a iniciar los 4 pasos metodológicos hay un contexto, que entrega el rayado de la cancha al equipo que diseña este plan. Habitualmente incorpora La Misión y Visión organizacional, los valores organizacionales, los planes, objetivos previos, resultados e indicadores, y algún foco prioritario del momento, por ejemplo, alguna acreditación, proyecto relevante, contexto de mercado, u otro input pertinente.
A este punto, el grupo que diseña el PEP ya debe contar con las habilidades que hemos mencionado claves para un proceso tal: estilos de liderazgo propicios, foco y capacidad creativa de divergir y converger, pensar estratégico, claridad respecto de objetivos y metas, valorar la voluntad y el compromiso, la elección de los participantes clave.
Paso 2, Visión: Este paso se enfoca en construir una Visión a x plazo, por ejemplo 5 años, proceso que a través de imaginería y visualización – ambas capacidades esenciales del ser humano – invita a soñar el futuro que el grupo participante desea, añora, quiere, necesita. Esta co-creación es clave en este punto, pues a diferencia de otros modelos, pone el énfasis y el foco en el a dónde queremos llegar en el futuro, faro que orienta todo el proceso y da sentido y dirección del avance del grupo que diseña.
Paso 3, Bloqueos: Este también es un paso diferencial en este modelo. Abordar la conversación facilitada y guiada para entender y dilucidar qué impide hoy el resultado o Visión que el equipo espera a futuro es muy importante, clave y necesario. Son esos conflictillos que no se conversan o mal se conversan, los que en su mayoría bloquean el avance de la organización y se transforman en verdaderas barreras para estar dónde quieren, y merecen estar. El resultado de esta poderosa conversación en este paso facilita el entendimiento y el carácter estratégico de las direcciones o líneas de avance posterior. Si este paso es evitado, salta después como bloqueo que impide o frena el avance del plan y de la organización.
Paso 4, Direcciones estratégicas: Aquí trabajamos sólo sobre aquello que es estratégico y clave para el avance. Dejamos a un lado el mundo operacional presente y nos enfocamos sólo en aquello que hace mover la aguja respecto del logro de la Visión planteada en el Paso 2. En efecto, la luz que ilumina este camino es la Visión, y las acciones clave agrupadas y enfocadas en ella son las direcciones estratégicas que actuarán como conductores, verdaderos carriles por los que circulará el avance del grupo. Con frecuencia estas grandes líneas de avance se concentran en 5 o 6 canales que se complementan para lograr la Visión, que avanzan por carriles separados pero relacionados.
Paso 5, Plan de acción del 1er año: En este paso, las direcciones estratégicas obtenidas del paso anterior, son transpuestas y definidas como Líneas estratégicas que contendrán las acciones clave del proceso. Lo primero será conformar desde la voluntad de elección, los equipos líderes responsables de cada línea. Luego cada equipo a cargo de su línea definirá la Meta SMART del primer año, para a continuación reunirse y visualizar las acciones clave que los llevarán a esa meta anual. Las metas pueden también definirse semestrales o trimestrales, además de la anual, si esto facilita la claridad del avance para cada equipo líder. Clave de este paso es también la organización del liderazgo, la coordinación y comunicación intra e inter equipos líderes, la estimación primaria de presupuestos y los indicadores basales que les permitirán medir el avance.
Paso 6, Implementación y Acompañamiento del Plan: Este es un real factor crítico de éxito. El día a día operacional y la inercia que provoca es tan fuerte, que la tendencia natural y más frecuente será a dejar el diseño y su implementación de lado al menor conflicto o dificultad que ponga la prioridad en la gestión de corto plazo, las urgencias. De aquí que es vital para el éxito el acompañar en el avance del primer año a los equipos líderes que juegan el rol de mantener viva la importancia y el valor de la Visión y el plan que la hará una realidad.
Producto final
El producto final de este proceso de diseño es un reporte con el resultado de los 4 talleres con la información visual, cuantitativa y cualitativa del proceso y del plan diseñado, listo para su validación, autorización si aplica, e implementación en la organización.
Respecto de los tiempos, dependerá del tamaño total del grupo participante y de la cantidad de variables a abordar en el proceso, pero como referencia, es necesario considerar 2 horas para cada uno de los pasos desde el 1 al 4, siendo el paso 5 de diseño el más extenso, en 4 a 6 horas más.
Como hemos indicado, lo importante es NO improvisar y apoyarse en herramientas concretas y probadas como este modelo PEP© que hemos resumido aquí.
*PEP© es Planificación estratégica participativa, de la línea Top (Technology of participation) del Institute of cultural affaires, ICA.
Que tengan un buen jueves
Equipo Visión compartida